上手くまとまるミーティング!進め方のコツとおすすめ本3選!

片付けの極意

みなさんは会議やミーティングで、「うまくいかないな」とか、いつも先輩につっこまれて終わってしまう。残念なミーティングになってしまった。とか、いろんな本を読んだけどなぜかうまくいかない。なんて経験をしたことはありませんか?

いつも眠っている人がいたり、ずっと一人で話している上司。話題を振っても話が広がらないチーム…。大人数で集まってミーティングを取り仕切るが進め方がかわからない。

いままで僕はこんな経験をたくさんしてきました。もっとみんなの意見が活発にでるミーティングにしたい!盛り上がって楽しいミーティングになったら、うまくまとまってくれて毎月嫌な気持ちにもならないですよね!

そんな人のために今回は科学的にミーティングを研究した論文などを引用した本を参考にして、僕の経験談を交えながらヒントをお伝えしていきたいと思います。では一緒にみていきましょう。

ミーティングを化学分析してみた

実は僕、ミーティングが苦手です。冒頭で紹介した色々な悩みは今まで長年経験してきた僕の問題や悩みでした。もうミーティングなんてしたくない。でも進め方のわからない毎月のミーティングの時間はやってくるという拷問。

そこでなんとかこの地獄から抜け出したいと思い、本を読み漁りました。僕は「自分のやろうとしていることは過去に何万人と失敗している人がたくさんいるはず、その人たちの経験を生かして自分はもっと良いものを世の中に作り出していきたい」と考えています。

そこで本屋さんを歩いているとミーティングを科学に基づいて調べた本があったのです。この本はミーティングにまつわる色々な実験が凝縮されており、全国でミーティングに悩む人たち、それに簡単な打ち合わせでも使える内容になっています。

そんな本のなかから自分でミーティングした時に使えそうなものを抜粋して紹介していきたいと思います。

ミーティングの正しい回数

みなさんはミーティングの回数が多いと思いますか?それとも少ないと思いますか?この会議、必要あったのかな?とか、これならテキストでもらった方が時間の節約になるんじゃないか?という事。

しかもGoogleで「ミーティングが多すぎる」と検索するとなんとミーティングに関するグチが20万件ちかくもヒットします。(笑)

そこでミーティングの回数はどのくらいがベストなのか調べてみると。意外な事実が出てきました。それは
「ミーティングはなるべくしない方が良い」という事。

いままでのミーティングはなんだったのか?無駄なミーティングに出ていた自分の時間を返して欲しいと思いますよね。逆にミーティングはない方が良いのか?についても解説していきましょう。

ミーティングはない方が良いのか?

ミーティングをやりたくないと思って、どんなに足掻いたとしてもなくならないのは事実。ではミーティングはない方が良いのかというとそうではないです。非効率で無駄なミーティングが多すぎると言っているだけですので、ないとやはり困るものでしょう。

組織でミーティングがないと社会主義でトップダウンの会社になるのかもしれません。今そんな企業はあまりないと思うのですが、実はトップダウンの会社の方がミーティングはすくないでしょう。それはほとんどの場合トップの人が決めて、社員は作業をするだけ。

でも民主主義のフリをして社会主義な会社もあります。みんなの意見も聞きますが最終的にはこちらの意見に従ってもらいますというような会社です。ミーティングの本当の真実は、会社が行いたい事を社員から意見を吸い上げたかのように見せかけ、社員を満足させておき、会社のやりたいことをやるということが横行しています。

それなら最初から会社がやりたいようにするべきだと思うのですが(スタッフにやめて欲しくない)などの理由から中途半端な戦略を余儀なくされる組織が後をたちません。

組織であればミーティングはあった方が良いと思いますが、無駄なミーティングは今すぐにやめた方がよいでしょう。

効果的なミーティングはあとで説明しますが、10人以上も集まって何かを決めるというと、かなり方向性がブレてしまいます。

なぜ上司や仕切り役は改善しようとしないのか?

では世の中でミーティングがどれくらい行われているかというと1日に世界中で55万回も行われているそうです。こんなにミーティングが行われているのにもかかわらず進め方が改善されないのはなぜなのでしょうか。

実はミーティングで一番喋っている人が一番満足してしまうという研究結果があるそうなんです。そしてミーティングを行う人が自分が行ったミーティングは自分で評価すると、かなりの確率で満足してもらえていると勘違いしているという統計が取れているようです。

この事実からわかることはミーティングを開催している人は自分の事をわかっていないということ。自分を正確に評価できないということです。

人間はミーティングにおける自分のリーダーシップスキルを正しく評価する事ができないということが科学的に証明されています。なので大抵の人は自分のスキルを過大評価しています。

ミーティングに参加している人は無駄な時間を過ごしていると思っている一方で、ミーティングを行っている人は満足しているという矛盾が起きています。なのでミーティングを開催する人は事後に正しい評価を下せるようにした方が良いです。そのためには終わったら全員から評価をもらう紙を配り、匿名で記入してもうと良いと思います。

そうすることで言いづらい意見や改善点が見つかり、主宰する側も次回のミーティングを考えるきっかけになるでしょう。

アジェンダがあれば上手くいくのか?

そこでミーティングはアジェンダがあったら上手くいくのか?どんなミーティングが答えに一番近いのか?と思われますが、実は答えなんてありません。プランがあっても横道に逸れるし、議題と違う話し合いになることもあります。

アジェンダは作っておいた方が良いと思いますが、ミーティングを円滑に進めるためには事前に参加者から2〜3日前に意見を集めること。そうすると参加者の当事者意識が変わり、ミーティングの質が向上するのは間違いないでしょう。

アジェンダとレジュメの違い

ここではアジェンダとレジュメの違いについても疑問だったので少し調べてみるみました。比べてみると若干の違いがあったのでまとめてみました。

アジェンダ
  1. 議題や課題項目をまとめた表のこと
  2. 議事日程、議題
レジュメ
  1. 論文の内容を簡潔にまとめたもの
  2. 講義やゼミで参加者に事前に発表内容を記したもの

まとめてみながら感じたことは違いが分かりにくいということです。(笑)何がちがうのでしょうか。もう少し具体的にどんな場面で使われるのかみてみましょう。

会議などみんなで話し合う時に使うのが「アジェンダ」
講演会など一方的に説明する時に使うのが「レジュメ」

このように使う場面で考えると違いが少し分かりやすくなりましたね!美容室でも普通の仕事でも使う時は「アジェンダ」が良いということです。大人数で講習会などをする時は「レジュメ」と呼ばれる使い方になりそうですね。

他にはミーティングを行う人数はどれくらいが良いのか調べた研究結果がありました。

何人が最適なのか?

ミーティングを行う人数はその議題がどんな内容なのかで場合によって変わってきます。例えば何か重大な決定をする時は二人から三人くらいが最適だそうです。重大な事を決める時に大勢の人が集まった方が良さそうだと思って、沢山の人を集めるとします、それが7人以上集まると10%「決める力」が下がるそうです。

大勢の人が集まった方が色々な話ができて良いのではないか、いろんな意見が活発にでて良いのではないか?と思われるかもしれません。

マルシア・ブレンコ、マイケル・マンキンズ、ポールロジャースさんが書いた本
「決断と実行」(ブレークスルー・パフォーマンスを実現する5つのステップ)という本でコンサルティング会社のベイン・アンド・カンパニー社が集めたデータを使った研究結果です。
意思決定をする会議やミーティングをする時には、7人以上集まると一人増える事に10%「決める力」が下がるという研究を元にしています。

ですが、参加する人数が多ければ多いほどグループの不満やリソースの無駄遣い、それに個人間の争いや利己的な行動が増えるとされています。

僕も前に20人近くのメンバーを集めてミーティングをした時は、いつもは普通のスタッフがいきなり普段は言わないようなことを言って攻撃を仕掛けてきたり、揚げ足をとるような発言をしたりする事が多かったです。そんなことばっかり起こっているとミーティングをする側が嫌になってしまいますよね。

そんな感じでいつも繰り返される拷問のようなミーティング。ミーティングの前はいつも手が震えて寝る事ができないくらいストレスでした。このようなミーティングが日常茶飯事世界中で行われていると思うとゾッとします。

綱引きの実験

ここで面白い実験を紹介しておくと、フランス人農耕学者のマックス・リンゲルマンは綱引きを使って「社会的手抜き」が起こるという現象を証明しました。ミーティングも同様に人数が集まれば集まるほど手を抜いたりする人が増えます。

実験にあつまったのはボランティアの方々、これをいくつかのグループに分けて人数を変えて綱引きを複数回してもらいます。ロープには引っ張る力を計測する装置を取り付けて1人あたりどれくらいの力を出しているかがわかるようにします。

その結果を計測してみると、人数が多くなるほど1人あたりが出す力はすくなることがわかったそうです。どういうことかというと、1人の力を仮に100とすると

  • 2人のグループになると「93」
  • 3人になると「85」
  • 8人になると一人平均「49」

一人当たりこんなにサボってしまうということがわかったのです。このような実験は何度も行われたそうですがその度に同じ結果となったそうです。この実験からわかる事は「人は人数が多くなればなるほど怠ける」ということ。他の人もやるとわかっている時は全力を出さず、むしろ力の出し惜しみをするそうです。

これをミーティングに当てはめてみると同じようなことが起こってしまいます。2人で話し合うと、ちゃんと聞いてくれたりしますが、人数が増えると匿名性が出てしまい、一人が何か違うことをやっていても見つかりにくくなってしまいます。

大きな会議で居眠りしたり、ケータイをみていたりする人が多い時は人数が多くて隠れ場ができている場合があります。

大勢でミーティングをする時は簡潔に、人数が多い時は決定事項を伝えて情報共有の時間にすると良いと言われています。何か議題をきめて大勢で話し合うのはサボってしまう人もでてくるので時間の無駄といえるでしょう。

それにとりあえず関係者は呼ぶというスタイルも無駄です。本当に関係のある人だけを呼ぶのが最適ですが、関係のない人をいきなり呼ばなくなると呼ばれなかった人は心に傷負ってしまいかねません。除け者にされたと感じないようにするためにはどんな方法をとった方が良いのか次に紹介していきます。

呼ばない人を除け者にしないためにはどうすれば良いのか?

ミーティングに呼んでも全然発言しない人、そんな人がいてもミーティングの空気感が悪くなってしまいますし、活発な意見交換ができなくなる時もあります。そういう人は参加しなくても良いと考えられています。

有名なスティーブ・ジョブズもミーティングで必要ない人はいつも帰らされたそうです。まぁそれはやりすぎだとしても、なにかしらの配慮は必要でしょう。

議題にそこまで必要じゃない人を呼ばない時は事前に本人に伝えておくと良いです。コミュニケーションが取れているのであれば「今回の議題について議事録をみた方が早いと思う。作っておくからそれをみておいてね。それでもし疑問などがあり、出席したいとか、意見を言いたいとかあるならメールで知らせてください。次回以降に検討させていただきます。」ということを暖かく伝えるだけで特にトラブルもなく、メンバーを納得させる事ができるでしょう。

くれぐれもいきなりメンバーを除外すると会社ごとやめてしまうかもしれませんので、注意が必要です。

あなたはミーティングに相応しくないなど相手を傷つけるような発言はくれぐれも慎み、感謝の気持ちを述べながら相手に伝えると受け取る側もそこまで気を悪くしませんし、相手の時間も増えてお互い良い関係が作れます。

ミーティングで最初にできた空気感は最後まで続く

ミーティングを始める時はみなさんどんな事を話していましたか?実は最初に明るい話題を話したり、ジョークを言って楽しい雰囲気で始まると最後まで楽しい雰囲気がつづくという統計があるそうです。

でも気をつけなければならないのは、ブラックジョークや、誰かを批難したりするようなものを最初に話してしまうと、笑いは起きても良いミーティングにはならないという研究もあります。誰かをからかうような笑いなどを交えると、良い気分にはあまりなりませんよね。実際にミーティングの結果もかなり悪い方向に向かってしまうようです。

これはセントルイス大学で教えるマシュー・グラヴィッチの研究チームが「全体としてのポジティブな態度」について研究を行って、専門誌「グループ・ダイナミクス」に結果を発表しているそうです。

まず、被験者を集めて3分かけてある特定の気分になってもらいます。その後以下のようにグループ分けをします。

  • いい気分のグループ
  • 悪い気分のグループ
  • ニュートラルな気分のグループ

それぞれのグループでミーティングをしてもらうとなんと、気分の良いグループは創造的なワークをすると他の2つのグループよりも成績がよかったという事です。

この研究からわかることは「いい気分の人たちが集まると集団としての知性や創造性が向上し、より社交的にになり、全員が積極的に参加する有意義な話し合いができる」という事です。

これを生かしてミーティングではなるべくポジティブな話題などを持ってきて、話すと良いという事がわかります。

ミーティングの最初は誰かをからかって笑いをとるのではなく、明るい話題や誰もが楽しめる話題を提供しよう。

席順はどんな形が良いのか?

ミーティングで最初に用意しなければならない物の一つに席があります。実はこの席のどこに座るかによって発言量が変わってくるという研究があります。例えば以下のような席の場合。

席を上から見た様子

こちらの席に座るときに一番発言しやすい位置に座ってるのはAとFになります。この二つは一般的にリーダーの席と言われています。逆にこの席に議題に全く詳しくない人が座ってしまうと問題になります。

あと一般的には向かい合って座っている人の意見には反対するという傾向があるみたいですので、CとDに座っている人は合意する事が多いそうです。CとDが同じ考えを持っているとある種の同盟を結ぶこともあるそうです。

一番発言量が少ないのはGの位置に座っている人だそうです。この場所に座っているGの人は話し合い自体に参加しない傾向があるそう。なのでこのGの位置にミーティングのキーマンを座らせてしまうとよくありません。

ここにはあまり発言しなくてもよいメンバーを配置すると良いと思います。

席順でミーティングの士気をあげる方法とは?

席順でチームの人間関係や力学が発生するのは分かりましたが、ここではどうしたら仕組みでミーティングの士気をあげるかということ。これは至って簡単で、「ミーティングの度に席順を変える」というルールを作ることだそうです。

ですが、席順など環境を変えようとすると人間は変化を嫌う生き物なので文句をいわれるかもしれません。

この時リーダーになる人はみんなが納得するような理由を作っておきましょう。理由というと堅苦しく考える人もいるかもしれませんが、簡単で良いのです。例えば

  • マンネリ化を避けるため
  • 新鮮さを保つため

こんな感じで良いと思います。単に「その方が面白いから」という理由でも良いでしょう。ちゃんと理由を用意しておくことで納得感が生まれるので最初に話しておいた方が良さそうですね。

席順に気をつけながらメンバーをシャッフルすると気分転換になり、いつもと違う話題も出てきます。ですがやりすぎるとそれ自体がマンネリしてしまうので注意が必要。

健康にもよいやる気の出るミーティングとは?

ミーティングというと座ってやるようなイメージを持ちそうですが、実は立ってミーティングしたり、歩きながらのミーティングの方が「創造性」や「やる気」が向上したという報告があるそうです。

歩きながらミーティングをやるのはなんだか落ち着かない、資料を見ながら議論した方がいいんじゃないかという人もいると思います。ですが科学は座ってミーティングする事を否定しています。

意外にもどんな人がこれを採用しているかというと、世界の名だたる経営者スティーブ・ジョブスやマークザッカーバーグ、オバマ大統領が歩くミーティングを実践しているというのです。

こんなに有名な人たちが実践しているのなら、自分たちも実践してみたくなりますね!

歩いたことによる健康に対しての効果は?

ですがそもそもそこまで効果があるのか?ということも疑問ですよね。歩くミーティングがどれくらい効果があるのでしょうか。

歩くことによって得られる健康に関する効果をまとめてみると

  • 心臓病
  • 認知症
  • 肥満
  • ガン

これらの病気の予防になり、さらにコレステロール値を下げ、筋肉や骨を強化する効果もあるようです。それに肉体だけではなく、精神的にも効果があるようです。戸外で体を動かすと全体的な幸福感があがるという研究結果まであります。

歩いてミーティングをすると意外な効果があった

実際に歩くミーティングを採用している企業のジョンソン・エンド・ジョンソンが歩くミーティングの効果を検証したそうです。90日間に渡って歩くミーティングを行った人は

  • エネルギーが増す
  • 集中力が高まる
  • やる気が高まる

このような効果があったと報告しています。

それにセントレオ大学のラッセル・クレイトン教授がアメリカのビジネスパーソン150人を対象にして調査をしたところ、歩くミーティングの最中はそうでない時に比べてやる気が8・5%高くなったそうです。あと歩くミーティングに参加していた人は仕事での創造性が高まったという調査結果まであるそうです。

他の研究ではこんなものがありました。スタンフォード大学では

  • ウォーキングマシンを使って歩いたグループ
  • 戸外を歩いたグループ
  • 室内で座っているグループ
  • 戸外で座っているグループ

この4つのグループに分けて、日常的に使うものを別の使い道を考えてもらうという実験をしたそうです。具体的には書類を留めるゼムクリップを他の使い道を探すと言ったような実験のようですね。

この実験で創造性が最も高まったのは戸外を歩いたグループでした。歩いている人が最も創造性を発揮するのは戸外を歩いている時だという事がわかっています。

ミーティングをする時は外に行って歩きながらした方が創造性が高まるので、クリエイティブなことをする時は良いかもしれませんね。でもこの歩くミーティングが効果を発揮するのは2人から4人が一番効果を発揮するそうです。

大勢の人が議論しながら歩いていると何か怪しい団体のように見えそうです。(笑)それに人数が多すぎて議論がまとまりにくくなってしまうと意味がないですよね。それにいきなり今日は外で歩きながらミーティングしよう!と始めるのも禁物です。

いきなり言われると靴が外を歩くのに対応していなかったりすることもあります。しかもいきなり言うとパワハラと言われてしまいそうなので、注意が必要ですね。

それにペースはジョギングのような早いペースではなく、ゆっくりとしたペースが良いそうです。あと、コースは比較的静かで環状になっているルートが良いとされています。

どちらにしても計画的に行わなければただの時間の無駄になってしまうので注意が必要ですね!

人数が多くてもできる座らないミーティングとは?

歩いてミーティングする時は人数制限がありましたが、どうしても人数が多くなってしまう、でもみんなの集中力を高めたい!という時に使えるテクニックがあります。
それは「立ってミーティングする事」です。

立ってミーティングするとどんないい事があるかという事を研究した大学があります。セントルイス・ワシントン大学のアンドリュー・ナイトとマーカス・ベアという研究者が行った実験によると、3人から5人の小さなグループを対象にしました。

グループの数は54組で与えられたタスクを座った状態と立った状態でそれぞれ行ったそうです。

これで比較すると立つグループは全体的にお互いにより協力的で、自分のアイデアを惜しみなく提供して他人のアイデアにもオープン。そしてかなり熱心に取り組んでいたという事だそうです。

こんなに効果があるのならミーティングは歩く、もしくは立って行った方が良いのではないかと思いますよね。

立つミーティングの注意点

立ってミーティングすると良いとされているのはわかりましたが、実際にやってみると意外に立っているのが辛い時もありますよね。立っている限界の時間は大体15分くらいじゃないでしょうか。

歩くミーティングは少人数で行い、立ってやるミーティングは短い時間で端的にやると良い意見が出るということです。貧血など持病をもっている場合もあるので個人の体調面にも気を気を配る必要があります。

黙読すると意外にも効果がある

立ってミーティングするというのも良いですが、他の手法としては資料を黙読するという事も一つの手です。

実際に会議やミーティングをすると、内容が良くなくてもプレゼンした人のプレゼンスキルやパワーポイントのビジュアルが良くて採用されることもあります。このようなことを防ぐためにアマゾンのCEOジェフベゾスはミーティングの前に資料を黙読するという時間を設けているそうです。

時間は3分から30分くらいまで様々だそうで、そのミーティングによって変わります。この効果をまとめてみると

  • 忙しい人は資料を読む時間がないので資料を読まないことを防げる
  • 自分のペースで資料を読むことができるので理解度が深まる

こう言った効果があります。他にもブレインストーミングを全員で話し合ったグループと、沈黙して紙に書いてから話をまとめたグループだと、後者のグループの方が創造性に溢れたアイデアが生まれたそうです。

話すだけでではなく、黙って考えたり読んだり紙に書いたりすると頭の中が整理されてより良い意見が出るという事が分かっています。

時と場合によってこのような手法を使った方が良い時と悪い時があります。ミーティングの内容が複雑な時はこのような手法を使うのも良いかもしれませんが、実際は使わなくてもよい場面もあるので見極めるのが重要です。

重要な議題は最初に話す

ミーティングを開催する時には最初から一番重要な議題にフォーカスをあてて先に話しましょう。

1990年代初めにミドルテネシー州立大学教授のグレン・リトルペイジとジュリープール教授がアジェンダの構成についてミーティングを観察してそれぞれの議題について調べたところ、重要な議題だからといって時間がたくさん割り振られるわけではないという事がわかっています。

それにいつも時間が多く割り振られるのは一番最初に話した議題だったそう。つまりこの実験からわかることは「順番は大事だ」ということ。

何か重要なことを後回しにして話そうとするのではなく、一番話したい内容は一番最初に持ってくるのが大切だということです。僕はいつも重要度の低い内容を話してから重要な議題を話していたのですが、全然逆の事をしていました。(笑)

今度からミーティングをする際には気をつけていきたいものですね。

ミーティングをする時に大切なのは綺麗なアジェンダではなく、一番重要な事を先に話し合う事です。それに時間が一番使われるので注意して自分が作った資料を見直してみましょう。

オススメの本3選

今回アイデアをもらった本はこちらで、色々な研究をまとめた本になっていて、ミーティングに関する研究が沢山乗っています。まよった時はそのミーティングに合わせて手法を変え、世の中に良いミーティングが広まるようにしていきたいものです!

本は以下から

僕がミーティングで悩んでいた時に偶然見つけた本だったのですが、ミーティングを科学的に分析している「ミーティング学」という専門分野を紹介している本です。ミーティングについてどんな事をしたら科学的に効果のあるミーティングができるのか?が掲載されているので本当に見つけてよかったと思います。

他にオススメなのは

こちらは漫画で読みやすくなっていて僕でも簡単に読めました。ストーリーになっていて、会議のあるあるがわかりやすく解説されています。そしてどんな会議が正解なのかを教えてくれるのでビジネスの現場で活躍している人にはとても参考になる本だと思います。

それと参考になりそうなのは

この本は内容がロジカルに再現性も高くなっている本なので、参考にしてみると良いと思います。会議はどのような流れが良いのか指南書的なものになっているようです。

理想のミーティングまとめ

僕がなぜミーティングをするのにこんなにも論文を多用したのかというと、いままで沢山の人たちがミーティングなどでうまくいかず、悩んでしまう経験をしてきたと思ったからです。それに一番自分が嫌な経験を沢山してきた張本人でした。

いままで人類の先輩たちが失敗を沢山経験しているのなら、その失敗を生かして次に進んだ方が人類のためだとは思いませんか?科学的に裏付けられたミーティングをすることで仕事が円滑に進み、自分にかける時間や大切な家族に使う時間が増える。そうすることで幸せな人たちが増えると思ったのでミーティングについて科学的にまとめてみました。

もしこれからミーティングをする時にどうしたら良いのかわからない、いままでミーティングをやってきたけどうまく行った試しがないという人は試してみてくださいね!

理想的で簡単な何かを決める時に最適なミーティングの方法を後からも使いやすいように進め方をまとめておくと

  • 事前に議題を参加者から集めておく
  • 冒頭の1〜2分は参加者に感謝を伝えたり、ポジティブな意見が出るようにする
  • アジェンダを作るなら一番時間をとりたい議題を最初にもってくる
  • 内容や時間は最初に告知する
  • 長くても時間は1時間以内にまとめる
  • 最後にはミーティングで決まった内容をまとめる
  • 議事録に残す
  • ミーティングをやらなくて済むならやらない方がよい
  • やるなら人数は少なめでやると良い

少し情報が多かったので仕事でつかえる簡単なスタッフミーティングのレベルで使えるようにしておきました。もっと大きな会議などは伝統や今までの流れなどが強すぎて動かせない事がほとんどです。

小さく動かせるところから徐々に変化していき、理想のミーティングができるようになりましょう!

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